CONTRATISTAS · LEGAJO DIGITAL
Legajo digital de contratistas: estructura, evidencia y trazabilidad.
Un legajo digital útil no es una carpeta con PDFs. Es una vista coherente de identidad, relaciones, requisitos, evidencia, vigencias, hallazgos y revisiones.
Organizá el legajo alrededor de entidades y relaciones. La empresa contratista puede tener personas, vehículos y requisitos distintos; cada evidencia debe saber qué demuestra y durante qué período.
1. Capas del legajo
| Capa | Contenido | Por qué importa |
|---|---|---|
| Identidad | Empresa, persona, activo | Evita documentos huérfanos. |
| Relación | Contrato, tarea, cliente, establecimiento | Da contexto al requisito. |
| Requisito | Qué debe acreditarse | Separa política de documento. |
| Evidencia | Archivo, constancia o consulta | Permite verificar la base de la revisión. |
| Hallazgo | Excepción que requiere atención | Evita esconder problemas en comentarios. |
| Decisión | Acción humana y responsable | Conserva trazabilidad. |
2. Historial en lugar de sobrescritura
Cuando una evidencia se renueva, el legajo debería conservar el registro anterior o, como mínimo, el evento de revisión que explica el cambio. Si sólo se reemplaza el archivo, después es difícil demostrar qué se había observado antes.
3. Acceso y minimización
No todas las personas necesitan ver todos los documentos. Separar permisos por empresa y función reduce exposición y ayuda a sostener el principio de mínimo acceso necesario.